複合機で用意されているFAXの誤送信防止機能!インターネットFAXに備わっているの?

複合機で用意されているFAXの誤送信防止機能について徹底解説!

FAXの誤送信

複合機のFAXによっては、上記のように様々な誤送信防止機能が備わっています。

「FAXで誤送信することなんてないでしょ?」と安易に考えている方はいませんか?

しかし、デジタル複合機のセキュリティ対策が進化している現代でも、ファックスを誤送信してとんでもないトラブルが引き起こされた事例はありますよ。

ビジネスで複合機のFAXを使用する場合は、特に誤送信には細心の注意を払わないといけません。

そこで、このページではどのような複合機のFAXを選べば良いのか、誤送信防止機能について詳しく解説していきます。

FAXの送信が完了する前の取り消し

取り消し

FAXには一定の通信時間がありますので、宛先を入力してスタートボタンを押してすぐに内容が送られるわけではありません。

FAXの送信が完了する前の取り消しに関しては、多くの複合機で用意されている誤送信防止機能です。

送信状況を画面上で確認し、「送信中」「待機中」と表示されている状態であれば取り消しの操作ができます。

「間違えて宛先を入力してしまった…」という時は、送信が完了する前にFAX送信の取り消し操作を行いましょう。

ただし、誤送信防止機能が用意されている複合機でも、取り消しの操作をしている最中に送信が完了すると相手先に送られてしまいますので十分に注意してください。

同報送信による誤送信の防止

同報送信

複合機のFAX機器でもインターネットFAXでも、同報送信はとても便利な機能!

同報送信とはメールと同じような感覚で複数の人にFAXを送信できる機能で、一斉送信とも呼ばれていますね。

複数の顧客やクライアントにFAXを送信する際に役立ちますが、次のトラブルのリスクがありますので気をつけないといけません。

  • アドレス帳に登録している送信先を選んで送信する際にタッチパネルで別の宛先に触れてしまう
  • それに全く気付かずに意図しない宛先にFAXの内容が送られてしまう

同報送信でそのまま送信されるリスクを防ぐために、誤送信の防止機能が用意された複合機があります。

その複合機を使っていれば、2件目の宛先を選択した際に画面上で確認メッセージが表示されるのです。

この誤送信防止機能があれば、利便性を保ちながらもタッチパネルの操作ミスを防ぐことができます。

1件のFAXの送信にも該当しますが、宛先はきちんと確認してから送りましょう。

FAXの宛先を再入力させる

FAXの複合機の中には、送信する際にファックス番号を2回入力させる機器があります。

「FAXを送信する度に2回も入力するのは面倒だな~」と感じている方はいませんか?

その気持ちは大いにわかりますが、これは誤送信を防止するために欠かせない機能です。

例えば、富士ゼロックスのApeosPort-VIIシリーズでは、設定画面で2回目の宛先の指定方法を選ぶことができます。

1回目と2回目に入力した宛先が同じでないと送信されない仕組みですので、誤送信が引き起こされる確率は限りなく低いことがおわかり頂けるのではないでしょうか。

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インターネットFAXに誤送信防止機能は備わっているの?

インターネットFAX

複合機のFAX機器とは違い、インターネットFAXでは誤送信防止機能が備わっていません。

サービスによって異なりますが、誤送信防止機能のないインターネットFAXの方が多いですね。

つまり、インターネットFAXを利用してFAXを送信する時は、宛先が間違っていないか念入りに確認した方が良いでしょう。

どちらかと言うとインターネットFAXの方が誤送信のリスクが高く、その理由を簡単にまとめてみました。

  • 複合機のFAX機器の多くは送信が完了するまでにタイムラグがある
  • インターネットFAXはネット回線を使うのですぐに送信される

インターネットFAXは送信スピードが速いため、迅速にFAXの送受信を行いたい方におすすめ!

その代わりに間違ってボタンを押すと素早くメールが相手に誤送信されますので、利用の際は注意した方が良いわけです。

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とは言え、インターネットFAXでも毎回のように宛先を手入力してFAXを送信するわけではありません。

あらかじめ設定された宛先をクリックすれば送信先に表示されますので、使い慣れれば誤送信なくビジネスで活用できます。

eFax(イーファックス)に誤送信防止機能はあるの?

eFax(イーファックス)

インターネットFAXのeFaxには、残念ながら誤送信防止機能がありません。

その代わりに、eFaxには次の3つの大きなメリットあり!

  • 初期費用が無料で月額料金も1,500円と非常に安い
  • 毎月150ページまでは無料でFAXの送受信ができる
  • 外出先でも便利で使いやすいスマホアプリがリリースされている

複合機のFAX機器をリースで借りて使うよりも、インターネットFAXのeFaxの方が遥かにコストを抑えられます。

eFaxをビジネスで活用している個人事業主や法人は増えていますので、まずは30日間の無料トライアルを試してみてください。

eFax(イーファックス)の公式サイトはこちら!

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