インターネットFAXの送受信の仕組みとは?9つのメリットと6つのデメリット・リスクを全解説!

インターネットFAXとはどのようなサービス?FAX送受信の仕組みを簡単に解説!

インターネットFAX

従来のFAXとインターネットFAXの違い!
従来のFAX FAX機器が読み取った文字や絵を電気信号に変換して電話回線を通して誰かに送る
インターネットFAX PDFなどのデジタルデータに変換してインターネット回線を通して誰かに送る

インターネットFAXとは、FAX機器や複合機がなくてもメールでFAXの送受信ができるサービスです。

従来のFAXのように電話回線で送信するのとは違い、インターネットFAXはインターネット回線を介していますね。

以下では、インターネットFAXの送受信の仕組みについてまとめてみました。

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インターネットFAXの送受信の仕組み
FAX送信の仕組み 作成した原稿を相手の番号に送信すると、サーバー内でFAX符号に変換されて受信機に送られる
FAX受信の仕組み 相手から送られてくる原稿はPDFファイルに変換されて自分のパソコンやスマホに届けられる

メールアドレスに該当するFAX番号でやり取りするだけですので、インターネットFAXの操作は難しくありません。

インターネットFAXの仕組み

インターネットFAXの仕組み

インターネットにアクセスできる環境とEメールさえあれば、電話回線を使わない仕組みでインターネットFAXの利用OK!

「FAXのコストを抑えたい個人事業主やSOHO」「出張の多いビジネスマン」「電話回線を持っていないけどFAXを使いたい」といった方は、インターネットFAXの利用を検討してみてはいかがでしょうか。

インターネットFAXのメリット9つを徹底解説!

インターネットFAXのメリット9つを徹底解説!

インターネットFAXには、上記の9つのメリットあり!

コスト削減を図ったり利便性を高めたりできますので、多くの事業者がビジネスでインターネットFAXを活用していますよ。

「本当にインターネットFAXは導入する価値があるの?」と疑問を抱えている方は、こちらのページを参考にしてみてください。

1:手持ちのパソコンやスマホがFAX機器になる!

パソコンやスマホ

FAXの導入に必要なもの
インターネットFAX 「インターネットの接続環境」「インターネットに接続できる機器」
従来のFAX 「固定の電話回線」「FAX機器・複合機」「印刷用紙」「印刷するインク」

従来のFAXでは、固定の電話回線を引いたりFAX機器を購入したりと、用意するものが多くて大変です。

一方でインターネットFAXは、利用に当たって必要なものが少ないのがメリット!

インターネットに繋がる手持ちのパソコンやスマホがあれば、今すぐにでもインターネットFAXを使い始めることができます。

つまり、インターネットFAXは自分のパソコンやスマホがFAX機器の代わりになるわけですね。

電話回線ではなくインターネット回線だけで済ませられるインターネットFAXに対して、魅力的だと感じている方はたくさんいました。

これから新規でFAX用の電話回線を引くよりも、インターネットFAXと契約した方が簡単です。

2:担当者とのやり取りや初期工事などの手続きが不要!

サービス名 担当者とのやり取り 初期の回線工事
eFax(イーファックス)
秒速FAX(Toones)
MOVFAX(モバックス)
メッセージプラス(Message+)
従来のFAX

インターネットFAXは、導入に当たって担当者とのやり取りや初期工事は不要です。

この点に関してはeFax(イーファックス)や秒速FAX(Toones)など、全てのインターネットFAXサービスに当てはまります。

インターネット環境とスマホなどの機器があれば、申し込み開始から数分でFAX番号を取得して使い始められる仕組みです。

インターネットFAXの申し込みの流れ

インターネットFAXの申し込みの流れ

電話回線を開通する工事が面倒な方には、インターネットFAXがおすすめ!

3:サービスによっては即日でFAXを利用できる!

インターネットFAX オンライン申し込み FAX利用までの時間
eFax(イーファックス) 即日で利用OK
メッセージプラス(Message+) 即日で利用OK
MOVFAX(モバックス) 即日で利用OK
BIGLOBE FAX配信サービス 即日で利用OK
秒速FAX(Toones) Toonesポイント残高が規定以上
InterFAX 1営業日~2営業日
KDDIペーパーレスFAXサービス 約5営業日後

上記の項目でも軽く解説しましたが、インターネットFAXの中には即日でFAXを利用できるサービスあり!

面倒な申し込みや契約が不要で、今すぐにFAXの送受信ができるのはインターネットFAXのメリットです。

固定電話のFAXやひかり電話のFAXは、申し込んでから利用スタートまでに10日以上がかかることも…。

使いたい時にすぐ使えるFAXをお探しならインターネットFAXで決まりですよ。

4:従来のFAXで費やすランニングコストを大幅に削減できる!

コスト削減

FAX利用でかかる費用 インターネットFAX 従来のFAX機器
FAX機器の購入代
FAX機器のリース代
FAX機器のメンテナンス費用
毎月の固定費用
印刷の用紙代
インクやトナーの交換代
送受信の費用

インターネットFAXを導入する一番のメリットは、従来のFAXで費やすランニングコストを削減できるところです。

Twitterの口コミを見てみると、コスト削減が目的でインターネットFAXを利用している方が多いことがわかります。

選ぶサービスや使い方で変わりますが、従来のFAXからインターネットFAXに乗り換えれば毎月の支払いは半額以下に!

インターネットFAXは、「FAX機の購入代orリース代」「印刷用紙代」「インク代」「FAX機器のメンテナンス費用」などのランニングコストが不要です。

FAXの利用のコストを少しでも削減したい事業者は、インターネットFAXを選んでみてください。

5:初期費用と基本料金が安く設定されている!

インターネットFAX 初期費用 月額基本料金
eFax(イーファックス) 1,000円 1,500円
秒速FAX(Toones) 無料~1,100円 無料~1,030円
MOVFAX(モバックス) 1,000円 980円~3,980円
メッセージプラス(Message+) 1,000円 792円~950円
faximo(ファクシモ) 1,080円 940円~1,080円

代表的なインターネットFAXを見ればわかる通り、どのサービスも初期費用と基本料金が安く設定されています。

初期費用は初回の登録の際に支払う費用、基本料金はサービス利用を継続するための毎月一定額です。

例えば、住宅用の加入電話(固定電話回線)でFAXを使うには、36,800円の初期費用と1,700円の基本料金を負担しないといけません。

更にFAX機器本体の購入やリースで費用がかかる点を加味すると、インターネットFAXの方が遥かに安上がりですね。

6:自宅でも外出先でもFAXの送受信OK!

いつでもどこでもFAX送信

自宅や外出先など、いつでもどこでもFAXの送受信ができるのはインターネットFAXのメリットです。

インターネットFAXは、「パソコン」「スマホ」「タブレット」など様々なデバイスで接続できます。

インターネットに繋がる環境さえあれば、メールでFAXを送信したり受信したりできるわけです。

例えば、ビジネスマンは外出していても、急ぎで確認が必要なFAXが送られてきた時に出先でサっとチェックできます。

取引先や顧客に対して迅速な対応ができれば、自社の評価や満足度が上がること間違いなし!

現在では専用のスマホアプリが使えるインターネットFAXもありますので非常に便利です。

7:FAXの受信をメールで知らせてくれる!

インターネットFAXと従来のFAXの受信
インターネットFAXの受信 FAXが受信された直後にメールで知らせてくれる
従来のFAXの受信 知らない間にFAXが受信されて気付かないことがある

インターネットFAXでは、誰かからFAXが送られてきた時にメールで受信を知らせてくれます。

この機能は、従来のFAX機器にはありません。

すぐにFAX受信に気付けるインターネットFAXは、「大事なFAXを見逃していた…」「顧客への対応が遅れてしまった…」「自社に戻るまで放置していた…」といったリスクを回避できますよ。

もちろん、パソコンやスマートフォンなど、様々なデバイスでFAX受信のメールを知らせてくれますので安心です。

8:送受信したFAXをデータ上で管理OK!

FAXをデータ上で管理

インターネットFAXでは、受信したFAXはPDFファイルとしてメールに添付されています。

つまり、送受信したFAXは電子データとして管理できますので、紙のファイリング作業やファイルの置き場所は必要ありません。

紙での管理が絶対に必要な従来のFAXと比較してみると、インターネットFAXはかなり楽ですね。

相手から送られてきたFAXの中で本当に必要なものをプリントアウトすればOKですので、ペーパーレス化にインターネットFAXは最適!

また、これまでのFAXでは送信する際に次の手間がありました。

  1. PDFやExcel、Power Pointのデータをプリントアウトする
  2. プリントアウトしたものを相手のFAX機器に送信する
  3. FAXで送信した用紙をシュレッダーにかけて破棄する

しかし、インターネットFAXはPDFだけではなくWordやExcelのファイルを添付して相手に送信する仕組みですので、プリントアウトは不要です。

FAXのやり取りを頻繁に行う会社は、データで管理できるインターネットFAXを導入した方が良いでしょう。

9:従来のFAX機器よりも遥かにセキュリティ性が高い!

FAXの方法 セキュリティ性
インターネットFAX 個人のアカウント宛てにFAXが届くので第三者に見られる心配なし
従来のFAX機器 受信されたFAXを職場の人間以外が目にする危険性あり
コンビニでのFAX 用紙を置き忘れて不特定の第三者に機密情報を見られるリスクあり

従来のFAX機器やコンビニFAXと比較してみると、インターネットFAXはセキュリティ性や秘匿性が高いのがメリット!

インターネットFAXでは、FAXを受信した人しか内容を確認できません。

つまり、インターネットFAXであれば「トレーに紙が置かれていて誰かの目につく」「不特定多数の第三者に情報が漏れる」といった危険性はなしです。

複数のメールアドレスで受信設定をすると、限られた職場の人だけがインターネットFAXで送られてきたFAXの内容をチェックできます。

インターネットFAXのセキュリティに関しては下記のページでも詳しく解説していますので、利用する前に一度ご覧になってください。

インターネットFAXが実施している5つのセキュリティ対策について徹底解説!
インターネットFAXは、安全にFAXを送受信できるように多くのサービスでセキュリティ対策が実施されています。FAXの誤送信を防止したりSSLの暗号化通信をしたりと、従来の複合機よりも安全性が高いわけです。ここではセキュリティ性の高いインターネットFAXを紹介していきます。

インターネットFAXを使う前に押さえておきたい6つのデメリットやリスク…

インターネットFAXはとても便利なサービスですが、上記の6つのデメリットやリスクあり…。

人によっては、インターネットFAXの導入ではなく今までのFAX機器の方が良いかもしれません。

インターネットFAXと契約して使い始める前に、デメリットやリスクについてきちんと確認しておきましょう。

1:インターネットに接続されていないと利用できない…

インターネット

そこまで大きなデメリットではありませんが、インターネットFAXはインターネットに接続されていないと利用できません。

時間を問わずにFAXが送信されてくる場合は、24時間インターネットに接続されていないと受信して中身を確認できないですよ。

そのため、パソコンの電源が入っていない時はiPhoneやAndroidのスマホでFAXを受信できるように設定しておきましょう。

近年では1人に1台の割合でスマートフォンを持っています。

スマートフォンがあれば、24時間いつでもインターネットFAXを利用できますので安心です。

2:サービスによってはFAXの受信で料金がかかる…

インターネットFAX FAXの受信料金
eFax(イーファックス) 毎月150枚まで無料(それ以降は1枚10円)
MOVFAX(モバックス) 毎月1,000枚まで無料(それ以降は1枚8円)
jFax(ジェーファックス) 毎月100枚まで無料(それ以降は1枚10円)
faximo(ファクシモ) 毎月1,000枚まで無料(それ以降は1枚9円)
秒速FAX(Toones) 何枚でも無料
メッセージプラス(Message+) 何枚でも無料

選ぶサービスによっては、FAXの受信で一定の料金がかかるのがインターネットFAXのデメリット…。

固定電話やひかり電話などの従来のFAXは、受信での料金が一切発生しません。

しかし、インターネットFAXのeFax(イーファックス)やMOVFAX(モバックス)は、毎月の無料枠を使い切った後は「1枚当たり○円」といった費用がかかります。

つまり、FAXの送信ではなく受信が多いのであれば、毎月何枚でも受信料金が無料のインターネットFAXを選んだ方が良いでしょう。

3:FAXをほとんど使わない人はコストダウンに繋がらない…

インターネットFAXのヤマトシステム開発の導入事例では、次の効果があったとのデータが出ていました。

  • 年間のFAX機関連コスト 約73%カット
  • FAX機償却費の削減
  • 用紙代・インク代の削減
  • FAX原稿の紛失防止
  • FAX送信時の情報漏洩の防止

参考 インターネットFAX導入で約73%のコスト削減!(ヤマトシステム開発)

従来のFAX機器からインターネットFAXに乗り換えるだけで、約73%のコストダウンに繋がるのは凄いですよね。

しかし、FAXをほとんど使わない人は、インターネットFAXと契約してもコストカットできません。

それはインターネットFAXの送受信を一切使わなくても、毎月の月額料金を支払わないといけないのが大きな理由…。

Twitterの口コミでは、「インターネットFAXと契約しているけどFAXの枚数が少ないから月額料金が高め」との意見がありました。

つまり、従来のFAXとインターネットFAXで費用を比較し、本当にコストダウンするのかシミュレーションしてから導入するのが無難です。

同一市内にFAXを送信する場合、インターネットFAXよりも電話回線の方が安上がりで済みますので注意しましょう。

4:手書きの紙を送信する際に手間がかかる…

手書きの紙をインターネットFAXで送信する手順!
  1. 手書きの紙や配布されたプリントを相手に送りたい
  2. スキャナを使って一度パソコンに取り組む
  3. PDFデータに変換してから相手にFAXを送信する

打ち合わせで手書きした紙やメモをFAXとして送信する際に、インターネットFAXだと少々手間がかかります。

上記のように、スキャナで紙を取り込んでPDFデータに変換しないと、インターネットFAXを使って送信することができません。

「手書きの紙をインターネットFAXで送るのは面倒」と口コミを残している方はいます。

申込書や発注書をFAXで送信する場合も印鑑を押印する習慣がありますので、一度プリントアウトする必要あり!

FAXの用途により、インターネットFAXは煩わしさがあると心得ておきましょう。

※手書きの原稿をインターネットFAXで送る方法はこちら!

手書きの原稿を送信できるインターネットFAX3選!
この記事では、手書きで編集して原稿を送信できるインターネットFAXを3つ紹介しています。わざわざ用紙にプリントアウトしなくても、オンライン上で手書き編集できますので非常に便利ですね。インターネットFAXの選び方で迷っている方は参考にしてみてください。

5:サービスによってはFAX番号が050や020に限られる…

インターネットFAXや従来のFAX 選択できるFAX番号
固定電話のFAX 全国の市外局番
ひかり電話のFAX 全国の市外局番
eFax(イーファックス) 全国47都道府県の市外局番・050から始まる番号
MOVFAX(モバックス) 東京03・大阪06・横浜045・050から始まる番号
03FAX 登録住所の市外局番(45都市)
メッセージプラス(Message+) 050から始まる番号のみ
秒速FAX(Toones) 050から始まる番号
モバイルFAX 020から始まる番号のみ

固定電話のFAXやひかり電話のFAXは、全国の市外局番を取得できます。

一方でインターネットFAXの中には、取得できるFAX番号が050や020に限られるサービスあり…。

東京03や大阪06のFAX番号を選べるインターネットFAXはありますが、地方都市は該当する市外局番を選べないことの方が多いですね。

050や020のFAX番号だとビジネスで支障が出るケースもありますので、不安なら全国47都道府県の市外局番から選べるeFax(イーファックス)を利用しましょう。

数多くのインターネットFAXの中でも市外局番を自由に選べるのはeFax(イーファックス)だけですので、こちらのページで詳細を要チェックです。

東京03や大阪06の市外局番を取得できるインターネットFAX5選!
東京03や大阪06の市外局番のFAX番号を取得したい方は、インターネットFAXを利用しましょう。インターネットFAXのサービスによっては市外局番の取得OK!この記事では、市外局番から選べるインターネットFAXをランキング形式で5社紹介しています。

6:今使っているFAX番号が変わってしまう…

インターネットFAX ナンバーポータビリティ
秒速FAX(Toones)
eFax(イーファックス)
MOVFAX(モバックス)
メッセージプラス(Message+)
faximo(ファクシモ)
jFax(ジェーファックス)

今使っているFAX番号が変わってしまうのは、インターネットFAXの大きなデメリット…。

法律の改正により、今までのFAX番号を引き継げるナンバーポータビリティ機能が用意されているインターネットFAXは激減しました。

つまり、インターネットFAXと契約する場合は、別のFAX番号に切り替わったと取引先や顧客に連絡する必要があります。

どうしても既存の番号を変更したくない方は、転送(ボイスワープ)機能を使ってみてください。

※ナンバーポータビリティ機能が用意されているインターネットFAXについてはこちら!

ナンバーポータビリティのインターネットFAX
番号そのままのインターネットFAXというページでも説明致しましたが、インターネットFAXのサービスを提供している業者の中には、ナンバーポータビリティーという機能が利用できます。 ナンバーポータビリティーの制度がある業者を利用することで...

おすすめのインターネットFAXはeFax(イーファックス)!

eFax(イーファックス)

数多くのインターネットFAXの中でも、eFax(イーファックス)がおすすめです。

インターネットFAXのメリットを最大限に活かしたいのであれば、eFax(イーファックス)を選んでみてはいかがでしょうか。

eFax(イーファックス)には、他のサービスとは違って次の5つの魅力あり!

  • 初期費用が1,000円、月額料金が1,500円と安い
  • 毎月150枚まで無料でFAXの送受信ができる
  • 全国57の市外局番から自由にFAX番号を選べる
  • 最大5つのメールアドレスでFAXを同時受信できる
  • 気軽にお試しできる30日間の無料トライアルがある

世界中で1,200万人を超えるユーザーがいるNo.1ファックスブランドですので、eFax(イーファックス)と契約してみてください。

eFax(イーファックス)の公式サイトはこちら!

まとめ

インターネットFAXのメリット9つとデメリット6つに関するまとめ!
  • インターネットFAXは、「手持ちのパソコンやスマホが使える」「即日で利用できる」「コスト削減に繋がる」「データ上で管理できる」などのメリットあり!
  • インターネットFAXは、「受信料金が発生する」「人によってはコストダウンに繋がらない」「手書きの紙をFAXするのが面倒」「既存の番号を使いにくい」などのデメリットあり…

メールでFAXの送信や受信ができるインターネットFAXは、メリットの多いサービスです。

従来のFAXからインターネットFAXに切り替えるだけでも、コストを削減しながら楽々とFAXを使うことができますよ。

インターネットFAXの選び方さえ間違っていなければデメリットを回避できますので、是非一度導入を検討してみてください。

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